Ved den første bekendtskab med virksomhedskorrespondensen kan man få indtryk af, at dette er for kompliceret et system. Faktisk svarer forskellige typer forretningsbrev organisk til en persons behov i interaktion.
Forretningsbrev om samarbejde
Den første bro mellem mulige fremtidige partnere er som regel et forretningsbrev om samarbejde. Repræsentanter for de to firmaer kan allerede bekendtgøre og gennemføre forhandlinger, men den officielle kontakt bliver brev om samarbejde.
Vigtige punkter for dette dokument:
- appel til en bestemt person
- en henvisning til mødet eller informationskilden om dette firma
- et resumé af substansens indhold
- tabeller, priser og andre yderligere oplysninger er bedre at sende i ansøgningen.
Forretningsbrev af mødet
Hvis det lykkes, vil næste trin være et forretnings brev fra mødet. Denne type forretningsbrev kan reducere antallet af mellemliggende faser af forhandlingerne og påvirke succesen af det kommende møde. Den interesserede part bør tænke over detaljerne til mindste detalje:
- regler;
- dagsorden;
- artikulere spørgsmål til diskussion
- redegøre for omfanget af sekundære problemer, der måtte opstå i processen
- Forbered informationsapplikationer, som det er tilrådeligt for den anden side at læse før mødet.
Et sådant forsigtigt forretningsbrev vil bidrage til at undgå misforståelser, uoverensstemmelser og andre ubehagelige øjeblikke, der kan påvirke resultatet af forhandlingerne. På baggrund af forhandlingernes resultater er der skrevet en anden forretningsskrivelse om mødet - men allerede i form af en rapport om de opnåede resultater. Det tjener det samme formål: at sikre, at partnere korrekt fortolker de aftalte aftaler. Den anden part opfordres til at bekræfte mødeprotokollen eller til at foretage ændringer som regel for en dag.
Andre typer af forretningskorrespondance
Med allerede etablerede relationer, oftest disse typer forretningsbrev, f.eks. En virksomhedsbogstav, og dermed en brevrespons. Med eventuelle ændringer i arrangementer eller når der er behov for yderligere oplysninger, sender et firma et andet anmodningsbrev.
For at opretholde eksisterende forretningsforbindelser eller etablere nye er sådanne typer forretningsbrev som forretningsbrev og invitation til reklamebrev til rådighed. Firmaet kan arrangere en konference, udstilling, seminar og så videre - og invitere ægte og potentielle partnere, i ledelsen eller hele teamet. Det vil være billigere at sende et salgsbrev, men afkastet fra det er meget lavere.
Forretnings etikette indebærer et taknemmelige brev som svar på opfyldelsen af modpartens anmodning eller for andet samarbejde.
Nogle typer af virksomhedskorrespondance kan være sværere at skrive. Disse er:
- forretningsbevis af afslag
- forretnings brev med undskyldninger;
- forretningsbrevskrav
- forretnings brev anmodning.
I disse dokumenter er det især vigtigt at bevare en velvillig og respektfuld tone. For så vidt angår anmodningen om brev er der ifølge reglerne for forretningsetik anvendt formuleringsformulering selv i de tilfælde, hvor i livet der ville være en efterspørgsel.
Hvad skal man se efter i virksomhedskorrespondance:
- Et vigtigt øjeblik for enhver virksomhedsbogstav er en appel til en bestemt person med den korrekte stavning af fulde navn, stilling, firmanavn;
- uanset om du skriver et elektronisk forretningsbrev eller et papir - det skal være på firmaets brevpapir med alle de nødvendige krav;
- etik, korrekthed og respekt - den eneste acceptable tone for forretningsbrev.
- Brevet skal opretholdes i en tør, forretningsmæssig stil - det er bedre at undgå følelsesmæssige sving fra almindelig tale.
Et forretningsbrev, skrevet med disse nuancer i tankerne, vil give et bedre indtryk af din afsender. Og i erhvervslivet vil dette hjælpe med at åbne de rigtige døre.